在企业的日常运营中，财务档案管理是一项至关重要的工作。它不仅关系到企业财务管理的规范化与透明化，更是保障企业长期健康发展的重要基础。为了进一步完善公司的财务管理体系，特制定本《财务档案管理制度》，旨在规范财务档案的收集、整理、归档、保管及利用等各个环节。

一、总则

1. 本制度适用于公司及其下属单位所有涉及财务活动产生的各类文件资料。

2. 财务档案管理工作必须遵循真实、完整、准确的原则，确保档案信息的真实可靠。

3. 公司鼓励通过信息化手段提高档案管理水平，但同时也要注意信息安全问题。

二、职责分工

1. 财务部门负责财务档案的整体规划与实施，包括但不限于会计凭证、账簿、报表以及其他相关财务资料的管理。

2. 各业务部门应积极配合财务部门完成本部门产生的财务文件的整理和移交工作。

3. 安全部门需协助财务部门做好档案库房的安全防护措施，防止档案丢失或损坏。

三、档案收集

1. 凡是属于财务档案范围内的文件材料，在形成后应及时收集归档，不得随意丢弃或销毁。

2. 收集时要仔细核对每份文件的内容是否齐全，格式是否符合要求，并标注好日期等基本信息。

3. 对于电子版档案，应当定期备份，并建立索引系统便于查询。

四、档案整理

1. 按照年度、类别等因素对档案进行分类排列，保持条理清晰。

2. 使用统一的标准封面和目录页，方便日后查阅。

3. 对于破损严重的档案，应采取适当修复措施；对于过期无保存价值的档案，则按照规定程序予以处理。

五、档案归档

1. 已经整理好的档案应当及时送交档案管理部门入库保存。

2. 归档时要填写详细的交接清单，双方签字确认后存档备查。

3. 特殊情况下需要临时借用档案时，须经过审批同意，并按时归还。

六、档案保管

1. 档案库房应具备良好的通风、防潮、防火等功能设施，确保档案安全。

2. 定期检查档案状态，发现问题立即采取补救措施。

3. 建立健全档案借阅登记制度，未经许可不得擅自翻阅或复制档案内容。

七、档案利用

1. 在遵守保密规定的前提下，合理开放档案资源供内部员工学习参考。

2. 对外提供档案服务时，必须经过领导批准，并严格控制使用范围。

3. 利用完毕后的档案应及时收回，并重新放回原处。

八、附则

1. 本制度自发布之日起施行，原有相关规定同时废止。

2. 如遇特殊情况未能涵盖的情况，由财务总监负责解释说明。

3. 本制度最终解释权归本公司所有。

通过上述一系列措施的有效执行，相信能够大大提升我们公司在财务档案管理方面的整体水平，为实现更加高效、有序的企业运作奠定坚实的基础。让我们共同努力，将这项工作做得更好！